Daten sind das neue Gold, und es besteht kein Zweifel, dass die Menschen ihre Informationen so gut wie möglich schützen wollen. Dies führt zu einer wichtigen Diskussion über die Einhaltung der Vorschriften bei der Personalbeschaffung. Welche Bedeutung hat der Datenschutz und inwiefern ist er für Sie als Personalvermittler relevant? Beim Datenschutz und der Sicherheit in der Personalbeschaffung geht es darum, welche Informationen Sie von Ihren Bewerbern einholen und welche Maßnahmen Sie ergreifen müssen, um deren Sicherheit zu gewährleisten.
Die Einhaltung von Vorschriften bei der Personalbeschaffung ist nicht nur deshalb wichtig, weil eine Nichteinhaltung zu einem Verstoß gegen Vorschriften wie die DSGVO führen könnte. Vielmehr hilft es Ihnen auch, Vertrauen bei Ihren Bewerbern aufzubauen, Ihr Image als Arbeitgeber zu pflegen und Ihren Ruf als Arbeitgeber in der Branche zu wahren.
Eine Studie zeigt, dass 51 % der Millennials und 53 % der Befragten der Generation Z etwas oder sehr besorgt über ihre Online-Daten sind. Dies ist wichtig zu beachten, wenn man die sich verändernde Landschaft der Einstellungsverfahren und die Art und Weise, wie wir den Einstellungsprozess angehen, berücksichtigt.
Die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen kann einschüchternd wirken, aber es kann recht einfach sein, ein angemessenes Maß an Datenschutz bei der Personalbeschaffung zu wahren, wenn man ein paar Dinge beachtet.
Als Personalverantwortlicher ist es wichtig, darauf zu achten, was Ihr Einstellungsverfahren über Sie als Arbeitgeber aussagt. So einfache Dinge wie die Frage, wie viele oder wie wenige Informationen Sie über Ihre potenziellen Bewerber einholen, können Ihrer Marke schaden oder nützen.
Im Folgenden finden Sie eine kurze Übersicht über die Datenschutz- und Sicherheitspraktiken, die Sie bei der Einstellung von Mitarbeitern berücksichtigen sollten:
Um einen effizienten und vorschriftsmäßigen Einstellungsprozess durchzuführen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie das richtige Bewerbermanagementsystem (ATS) verwenden. Um das beste ATS für Ihren Einstellungsprozess zu finden, müssen Sie Ihre Anforderungen in Abhängigkeit von der Größe Ihres Unternehmens und den Funktionen, die Sie wahrscheinlich benötigen, um den Prozess effizienter zu gestalten, bewerten.
Eine der wertvollsten Funktionen des ATS sind die Analysen, die es Ihnen zur Verfügung stellen kann. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass die Analysen auf der Grundlage der von den Bewerbern gesammelten Daten erstellt werden.
Vergewissern Sie sich, dass Ihre ATS- und Candidate Experience (CandE)-Tools nur die notwendigen Informationen erfassen und die Bewerber nicht nach bestimmten persönlichen oder demografierelevanten Informationen fragen, die ansonsten nicht notwendig wären.
Hier bei Starred nehmen wir Datensicherheit und Datenschutz sehr ernst.
E-Mails sind die wichtigste Form der offiziellen Korrespondenz zwischen Ihren Bewerbern und Ihrem Unternehmen. Alles, von der Planung von Vorstellungsgesprächen bis hin zum Versand von Bewerbungsschreiben an ausgewählte Bewerber, wird per E-Mail abgewickelt, und oft werden über diese E-Mail-Fäden viele sensible Informationen ausgetauscht.
Als Arbeitgeber liegt es nicht nur in Ihrem Interesse, diese Daten aus Gründen des Markenimages zu schützen, sondern es ist auch aus ethischer Sicht wichtig. Um ein fairer und ethischer Arbeitgeber zu sein, müssen Sie sich für den Schutz der Daten Ihrer potenziellen Bewerber und Mitarbeiter gleichermaßen einsetzen.
Die Verschlüsselung Ihrer E-Mails und aller darin enthaltenen Anhänge ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Checkliste für die Datensicherheit im Einstellungsprozess. Sie sollten auch in Erwägung ziehen, Ihrer E-Mail eine Notiz hinzuzufügen, in der Sie Ihre Bewerber darauf hinweisen, dass alle zwischen Ihnen ausgetauschten Informationen verschlüsselt und sicher sind. Dies trägt wesentlich dazu bei, Vertrauen zu schaffen.
Sie können nie etwas falsch machen, wenn Sie sich auf das Nötigste beschränken und nur nach Informationen fragen, die für den Einstellungsprozess wichtig sind. Die Abfrage irrelevanter persönlicher Informationen wie Rasse, Kaste oder Glaube kann Ihrer Marke sehr schaden und sogar Diskriminierungsklagen und Gerichtsverfahren nach sich ziehen.
Als Personalverantwortlicher ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass Ihre Bewerber wissen, dass sie in dem Einstellungsverfahren, das sie durchlaufen, fair behandelt werden. Am besten ist es, wenn Sie sich darauf beschränken, die Bewerber nur nach Dingen zu fragen, die für die Stelle relevant und entscheidend sind.
In den letzten Jahren ist der Datenschutz zu einem heißen Thema geworden. Da Länder wie die EU strenge Datenschutzvorschriften wie die DSGVO eingeführt haben, gibt es einen klar definierten Rahmen dafür, welche Informationen von Bewerbern eingeholt und wie sie verwendet werden können, ohne ihre Rechte auf Datenschutz und Sicherheit zu verletzen.
ISO und GDPR sind als robuste Standards anerkannt, die ihr Bestes tun, um die Integrität von Daten zu wahren. Wenn Sie sicherstellen, dass Sie diese Standards einhalten und sich dafür zertifizieren lassen, können Sie sicherstellen, dass Sie keine Grenzen überschreiten und die bestmöglichen Protokolle befolgen, um die Daten Ihrer Bewerber sicher und zuverlässig zu schützen.
Eine Studie hat gezeigt, dass mehr als die Hälfte (53 %) aller Befragten sich sicher sind, dass ihre Daten seit der Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung verantwortungsvoll gespeichert werden.
Sie können sich sogar für die SOC2-Zertifizierung entscheiden, die einer der angesehensten, wenn nicht sogar der angesehenste Sicherheitsstandard in der Branche ist. Eine SOC2-Zertifizierung bedeutet, dass Ihre Datensicherheitspraktiken geprüft wurden und zu den besten ihrer Klasse gehören. Diese Zertifizierung vermittelt Ihren Bewerbern und Mitarbeitern die Gewissheit, dass Sie alles tun, um ihre Daten zu schützen, und das ist für den Aufbau einer Beziehung zu ihnen von großer Bedeutung.
Wenn es um die Einhaltung der Einstellungsvorschriften geht, sollten Sie einige Dinge beachten.
Seine Bedeutung liegt darin, dass es Ihnen helfen kann, das Vertrauen Ihrer Bewerber zu stärken und gleichzeitig Ihre Arbeitgebermarke und Ihren Ruf zu wahren.
Zunächst sollten Sie das richtige ATS- und Candidate Experience Feedback-Tool auswählen. Denken Sie auch daran, E-Mails zu verschlüsseln, da sie oft sensible Informationen enthalten. Bitten Sie außerdem nicht um Informationen, die Sie nicht benötigen. Ihre Bewerber werden das zu schätzen wissen, und es werden weniger Daten in Ihren Systemen sein, die gefährdet werden könnten. Schließlich möchten wir Sie ermutigen, regulatorische Rahmenwerke wie SOC2 als Maßstab zu verwenden.
